Kurumsal e-posta, mesajlaşmanın ücretsiz bir servis yerine kendi alan adınız üzerinden yürütülmesidir (ornek@sirketiniz.com gibi). Farkı yalnız görünüş değil: hesapların yönetimi sizde kalır, çalışan ayrıldığında kutu devredilebilir ve gönderdiğiniz posta markanızın adıyla ulaşır.
Bu sayfa kurulumun cihazdan bağımsız kısmını anlatıyor: hangi bilgiler gerekiyor, alan adı tarafında neyin doğru olması gerekiyor ve hangi rehber sizin. Ekran ekran adımlar cihaza göre değiştiği için ayrı rehberlerde duruyor.
Kurumsal e-posta kurulumu için gereken beş bilgi
Hangi cihaz olursa olsun aynı beş bilgi isteniyor. Bunlar hosting ya da e-posta sağlayıcınızın panelinde bulunur:
- E-posta adresi ve şifresi
- Gelen posta sunucusu adı (çoğunlukla mail.alanadiniz.com biçiminde)
- Giden posta sunucusu adı
- Bağlantı türü: IMAP ya da POP3
- Port numaraları ve şifreleme ayarı
Bu bilgiler eksikse kurulum tamamlanmaz; kurulum ekranı çoğu zaman "sunucuya ulaşılamadı" der ve hangi bilginin yanlış olduğunu söylemez. Bu yüzden başlamadan önce beşini de not almak en hızlı yol.
Listedeki dördüncü madde tek gerçek karar: bağlantı türü. Kısaca IMAP postayı sunucuda tutup cihazları eşitler, POP3 cihaza indirip sunucudan siler, Exchange ise şirketinizde Microsoft 365 varsa devreye girer ve postanın yanında takvimle kişileri de eşitler. Çoğu işletme için doğru cevap IMAP. Üçünün davranış farkını yan yana koyduğum telefona şirket maili kurma yazısı kararı sizinle birlikte veriyor; yanlış seçim bugün değil, telefon değiştirdiğinizde sorun çıkarıyor.
Hangi rehber sizin?
Kurulum ekranı her cihazda başka yerde duruyor. Rehberler ekran ekran ilerliyor:
- Telefona şirket maili nasıl kurulur: hangi yolu ve hangi uygulamayı seçeceğinizin kararı, iPhone ve Android için ortak.
- iPhone kurumsal mail kurulumu: iOS'un yerleşik Mail uygulamasına adım adım ekleme.
- Android kurumsal mail kurulumu: Samsung ve diğer Android cihazlarda hesap ekleme.
- Windows Outlook kurumsal mail kurulumu: masaüstü Outlook'ta hesap tanımlama.
Kurulum bittikten sonraki ilk kontrolleri de aynı yazıda adım adım bulacaksınız; en sık atlanan adım, gönderilenler klasörünün gerçekten eşitlendiğini doğrulamak.
Alan adınız hazır değilse kurulum da çalışmaz
Rehberlerin hepsi cihazın ayar ekranını anlatıyor. Ama bir kısım ayar cihazda değil, alan adınızın DNS kayıtlarında duruyor ve orası eksikse cihaz tarafında ne yaparsanız yapın sonuç alamazsınız. Dört kayıt işin bu tarafını belirliyor:
- MX kaydı size gelen postanın hangi sunucuya teslim edileceğini söyler. Yanlışsa posta hiç ulaşmaz; kurulum ekranı ise sorunsuz görünür.
- SPF sizin adınıza hangi sunucuların posta göndermeye yetkili olduğunu duyurur.
- DKIM giden postaya imza ekler, alıcı sunucu mesajın yolda değişmediğini bu imzayla doğrular.
- DMARC ilk ikisi tutmadığında alıcı sunucunun ne yapacağını söyler ve size rapor gönderir.
Son üçü eksikse postanız gider ama karşı tarafın spam kutusuna düşer. Bu, kurulum hatası gibi görünmediği için en geç fark edilen sorun: kendinize attığınız deneme postası gelir, müşteriye attığınız teklif gelmez. Kayıtlar alan adı sağlayıcınızın DNS panelinden düzenlenir, cihazdan değil.
En sık karşılaşılan iki sorun
Şifre doğru ama giriş yapılamıyor. Çoğu zaman sebep şifre değil, sunucu adının yanlış yazılması ya da şifreleme ayarının sunucunun beklediğinden farklı seçilmesidir. Sağlayıcının verdiği ayarları birebir girmek gerekiyor.
Posta alınıyor ama gönderilemiyor. Bu neredeyse her zaman giden sunucu (SMTP) tarafındaki kimlik doğrulamanın kapalı olmasından kaynaklanır. Giden sunucu ayarlarında "kimlik doğrulama gerekli" seçeneği açık olmalı ve gelen posta ile aynı kullanıcı adı kullanılmalı. Alma tarafı çalışıyorsa gelen sunucu ayarlarınız zaten doğru demektir; hepsini baştan gözden geçirmeye gerek yok.
Sık Sorulan Sorular
Aynı hesabı birden fazla cihaza kurabilir miyim?
Evet, IMAP seçtiğiniz sürece sınır yok. Tüm cihazlar aynı posta kutusunu görür ve biri okunduğunda diğerlerinde de okunmuş görünür.
Var olan postalarım kaybolur mu?
IMAP kurulumunda kaybolmaz, çünkü postalar zaten sunucuda duruyor. POP3'ten IMAP'e geçerken cihazda indirilmiş eski postalar için önce yedek almak gerekir.
Web arayüzü varken uygulamaya kurmak şart mı?
Şart değil. Ancak bildirim almak, imza kullanmak ve çevrimdışı okumak için cihaza kurmak pratikte daha rahat.
Kurulumu siz yapıyor musunuz?
Yaptığımız işlerde e-posta kurulumu teslimin parçası. Bu rehberler, kendi başına halletmek isteyenler için yazıldı; takıldığınız yerde bize ulaşabilirsiniz.
