Telefona şirket maili nasıl kurulur?
Önce sağlayıcınızdan gelen ve giden posta sunucusu adreslerini, port numaralarını ve mail hesabının kendi şifresini alın. Sonra IMAP, POP3 ve Exchange arasından birini seçin: birden fazla cihaz kullanıyorsanız IMAP, yalnız tek cihaz kullanıyorsanız POP3, şirketinizde Microsoft 365 varsa Exchange. Adımlar iPhone ve Android tarafında büyük ölçüde aynıdır.
Telefonuna şirket mailini kurmak isteyen çoğu kişi bana aynı soruyla geliyor: "iPhone mu Android mi, hangisini anlatıyorsunuz?" Aslında sorulması gereken soru bu değil. Telefon markası kurulumun en kolay kısmı. Asıl karar üç yol arasından hangisini seçeceğiniz, ve o karar iki cihazda da aynı.
Bu yazıda önce o kararı vermenize yardım ediyorum, sonra telefonunuza göre ekran ekran rehbere yönlendiriyorum.
Şirket maili ile Gmail hesabı arasındaki fark ne?
Şirket maili, kendi alan adınızla biten adres: ali@firmaadi.com gibi. Gmail ya da Hotmail hesabı ise sağlayıcının alan adıyla biter.
Fark yalnız görüntüde değil. Gmail hesabını telefona eklemek tek dokunuş, çünkü telefon o sağlayıcıyı zaten tanıyor. Şirket maili ise sizin kiraladığınız bir sunucuda duruyor ve telefonun o sunucuyu nereden bulacağını bilmesi gerekiyor. Kurulumu zorlaştıran tek şey bu.
Henüz şirket mailiniz yoksa bu yazı sizin için erken. Önce kurumsal e-posta sayfasına bakın, kurulum ondan sonra gelir.
Kurulumdan önce elinizde ne olmalı?
Bunları hazır etmeden başlamayın. Kurulum ekranının ortasında bu bilgileri aramak en sık yaşanan tıkanma noktası.
Sunucu adresleri ve port numaraları
Telefonun bilmesi gereken dört şey var: gelen posta sunucusu, giden posta sunucusu ve ikisinin port numaraları.
Bu bilgileri ben veremem, siz de internette arayarak bulamazsınız. Her sağlayıcının kendi adresleri var. Doğru kaynak şu üçünden biri:
- Hosting panelinizin e-posta hesapları bölümü
- Mail hesabınız açılırken size gönderilen kurulum bilgileri e-postası
- Şirketinizde bilgi işlem varsa doğrudan onlar
Yaygın değerler şöyle: gelen posta için IMAP 993, POP3 995, giden posta için SMTP 465 ya da 587. Ama bunlar varsayılan, garanti değil. Sağlayıcınız başka bir port kullanıyorsa yaygın olan değil onunki geçerli.
Şifreniz, ve iki adımlı doğrulama kullanıyorsanız
Mail hesabının kendi şifresi lazım. Hosting panelinizin şifresi değil. İkisi çoğu kurulumda farklıdır ve karıştırılır.
Hesabınızda iki adımlı doğrulama açıksa normal şifre çalışmaz, uygulamaya özel bir şifre üretmeniz gerekir. Bu adım atlanınca kurulum ekranı "şifre yanlış" der, oysa şifre doğrudur. Buna saatlerce takılan çok kişi gördüm.
Üç kurulum yolundan hangisi sizin?
Bu yazının asıl işi burası. Doğru yolu seçerseniz kurulum on dakika sürer. Yanlış seçerseniz sorun bugün çıkmaz, aylar sonra mailleriniz kaybolduğunda çıkar.
IMAP: telefon ve bilgisayar aynı kalsın istiyorsanız
IMAP maillerinizi sunucuda tutar, cihaz yalnız gösterir. Telefonda okuduğunuz mail bilgisayarda da okundu görünür; telefonda sildiğiniz orada da silinir.
Çoğu kişi için doğru cevap bu, ben de böyle kullanıyorum. Nasıl çalıştığını IMAP maddesinde ayrıca yazdım.
POP3: yalnız tek cihaz kullanıyorsanız
POP3 mailleri sunucudan indirir ve çoğu varsayılan ayarda sunucudan siler. Yani mail artık yalnızca o cihazda duruyor.
Bunu bilerek seçmek gereken tek durum var: sunucu alanınız küçükse ve dolmasını istemiyorsanız. Bilmeden seçmek ise telefonu kaybettiğinizde bütün arşivinizi kaybetmek demek. Farkı POP3 maddesinde ayrıntılı anlattım.
Exchange: şirketinizde Microsoft 365 varsa
Şirketiniz Microsoft 365 kullanıyorsa üçüncü bir yol var. Exchange yalnız maili değil takvimi ve kişileri de eşitler.
Nasıl anlarsınız: mailinize tarayıcıdan outlook.office.com üzerinden giriyorsanız Exchange'iniz var demektir. O zaman IMAP ile uğraşmayın. Sunucu adresi girmeniz bile gerekmez, mail adresiniz ve şifreniz yeter.
Hangi uygulamayı kullanmalısınız?
Üç seçenek var ve üçü de çalışır. Aralarındaki fark şu.
Telefonun kendi Mail uygulaması
iPhone'da Mail, Android'de üreticinin kendi uygulaması. En sade yol. Elle ayar girmeniz gerekirse ekranları en anlaşılır olan da bu.
Gmail uygulaması
Android'de zaten yüklü ve şirket mailini de alabiliyor. Google'ın kendi belgesine göre Gmail uygulamasına beşe kadar ek adres eklenebiliyor; sağlayıcınız listede yoksa "Başka bir hesap ekle" altındaki "Diğer" seçeneğinden IMAP ayarlarını elle giriyorsunuz.
Avantajı, kişisel mailinizle şirket mailinizi tek uygulamada görmeniz.
Outlook uygulaması
Exchange kullanıyorsanız en uyumlu seçenek. Microsoft'un kendi rehberi Android tarafında şu yolu veriyor: Menü, Ayarlar, Hesap, Ekle, Email Account. Şirket adresinizi girip Exchange'e dokunuyorsunuz, gerisini uygulama kendisi buluyor.
Telefonunuza göre adım adım rehberler
Kararınızı verdiyseniz sıra ekranlarda. Her cihaz için ayrı rehber yazdım:
- iPhone şirket maili kurulumu: IMAP, Exchange ve POP3, üçü de ekran ekran
- Android şirket maili kurulumu: Gmail uygulaması, Outlook ve Samsung telefonlar
- Bilgisayarda Outlook kurulumu: aynı hesabı masaüstüne de eklemek için
Tabletiniz varsa telefon rehberi aynen geçerli. Ekranlar birebir aynı, yalnız daha büyük.
Kurulumdan sonra ilk üç kontrol
Kurulumun bitmesi çalıştığı anlamına gelmiyor. Şu üçünü yapmadan ekranı kapatmayın.
- Kendinize mail atın. Şirket adresinizden yine kendi şirket adresinize. Gelmiyorsa gelen posta ayarı, gidemiyorsa SMTP ayarı hatalı.
- Dışarıdan bir adrese mail atın. Kendi Gmail hesabınıza gönderin. Çoğu kurulumda gelen posta çalışır ama giden posta kimlik doğrulaması kapalı kalır; bu ancak dışarıya yazınca ortaya çıkar.
- Bilgisayarınızdan bakın. IMAP seçtiyseniz telefonda okuduğunuz mail bilgisayarda da okundu görünmeli. Görünmüyorsa farkında olmadan POP3 kurmuş olabilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
Şirket mailimi hem telefona hem bilgisayara kurabilir miyim?
Evet. IMAP seçtiyseniz ikisi birbirini takip eder. POP3 seçtiyseniz yine kurabilirsiniz ama iki cihaz farklı içerik gösterir. İkisinin aynı kalmasını istiyorsanız IMAP kurun.
Sunucu adreslerini bilmiyorum, nereden öğrenirim?
Hosting panelinizin e-posta bölümünde yazar. Panele erişiminiz yoksa mail hesabınızı açan kişiye ya da firmaya sorun. İnternette bulduğunuz genel adresler sizin sunucunuza uymaz.
Şifremi doğru giriyorum ama kabul etmiyor, neden?
En sık iki sebebi var. Hesapta iki adımlı doğrulama açıktır ve uygulamaya özel şifre gerekiyordur, ya da panel şifrenizi girip mail şifresini girmiyorsunuzdur. İkisi ayrı şifredir.
Telefonumu değiştirirsem maillerim kaybolur mu?
IMAP kurduysanız hayır. Mailler sunucuda duruyor, yeni telefonda hesabı ekleyince hepsi geri gelir. POP3 kurduysanız kaybolabilir; eski telefonu elden çıkarmadan önce yedek alın.
Kaç tane şirket maili ekleyebilirim?
Telefonun kendi Mail uygulamasında pratik bir sınır yok. Gmail uygulamasında Google beş ek adres söylüyor.
